Tagung planen / Tagung organisieren

Allgemeine ablauforientierte Planungshilfe für Tagungen, Workshops, Seminare, Konferenzen.

Die passenden Tagugshotels für Ihre Tagung

Um eine passende Location für eine Tagung müssen Sie sich bereits einige Monate im Voraus kümmern, da diese schnell ausgebucht sind. Welche Location am besten passt, ist von mehreren Faktoren abhängig. Zunächst müssen Sie natürlich schauen, über welches Budget Sie verfügen. Anschließend können Sie in einer festgelegten Preisklasse nach konkreten Angeboten schauen. Die Location muss die Kapazitäten haben, die für die geplante Teilnehmer- und Gästeanazahl notwendig ist. Auch eine umfangreiche technische Ausstattung muss vorhanden sein. Dazu zählen u.a. moderne Licht- und Tontechnik, W-Lan, Beamer, Rednerpult, Leinwände, Flipcharts und Verdunklungsmöglichkeiten. Ein weiterer Entscheidungsfaktor bei der Locationwahl ist die Lage. Sofern Gäste und Teilnehmer extra anreisen müssen, sind Übernachtungsmöglichkeiten zu organisieren. Hier bietet sich ein großes Tagungshotel an, welches sowohl als Tagungslocation als auch zur Übernachtung genutzt werden kann. Die Tagungslocation muss außerdem über einie gute Verkehrsanbindung und ausreichende Parkmöglichkeiten verfügen.

Tagung planen / Tagung organisieren

Eine Tagung soll organisiert werden – da stellt sich sofort die Frage, wer diese Aufgabe übernehmen soll. Es gibt mehrere Möglichkeiten. Entweder beauftragt man einen Mitarbeiter, ein internes Kommitee oder einen externen Tagungsplaner. Je nach Größe der Tagung empfiehlt es sich, mehrere Organisatoren und professionelle Unterstützung zu engagieren. Anschließend muss müssen Sie die Entscheidung treffen, wann die Tagung stattfinden soll. Da die Planung und Organisation meist mehrere Monate in Anspruch nimmt, muss der Tagungstermin mindestens ein halbes Jahr im Voraus festgelegt werden. Feiertage eignen sich weniger als Veranstaltungszeitpunkt, da hier viele Personen meist schon private Unternehmungen oder Reisen eingeplant haben. Auch der Ferienzeitraum sollte vermieden werden. Als nächstes muss man sich Gedanken darüber machen, welchen Inhalt die Tagung haben soll, wer daran teilnehmen soll und wer eingeladen wird. Sofern sich eine gewisse Struktur ergeben hat, müssen relativ zeitnah die Einladungen rausgeschickt werden, damit die Teilnehmer und Gäste den Tagungstermin nicht anderweitig verplanen.

Ihr Tagungsplaner

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