Tagungshotel buchen / Checkliste Tagungsplanung
Tagung planen: Checkliste für Hotelsuche und Anfrage
Legen Sie Termin, Teilnehmerzahl, Bestuhlung, Zimmerbedarf, Verpflegung und Technik fest, bevor Sie anfragen. Je genauer die Anfrage, desto besser lassen sich die Angebote vergleichen.
Diese Angaben gehören in jede Anfrage
- Termin: Beginn, Ende und mögliche Ausweichtermine.
- Ort oder Region: Stadt, Stadtteil oder maximale Fahrzeit vom Bahnhof.
- Teilnehmerzahl: Eine realistische Zahl und eine mögliche Spanne.
- Bestuhlung: Reihe, Parlament, U-Form, Block oder Bankett.
- Zimmer: Anzahl, Einzel- oder Doppelzimmer, Anreise- und Abreisetag.
- Verpflegung: Kaffeepausen, Mittagessen, Abendessen, Besonderheiten bei Ernährung.
- Technik: Beamer, Mikrofon, WLAN, Streaming, Flipcharts.
- Budgetrahmen: Ein Richtwert pro Person und Tag spart Rückfragen.
Zeitplan als Faustregel
- Etwa drei Monate vorher oder früher: Rahmen festlegen, Anfrage senden. In Messezeiten und in der Hochsaison lohnt ein noch früherer Start.
- Sechs bis acht Wochen vorher: Angebote vergleichen, Hotel wählen, Vertrag und Zimmerkontingent bestätigen.
- Zwei bis drei Wochen vorher: Teilnehmerliste an das Hotel geben, Technik und Catering festlegen. Achten Sie auf die Freigabefrist der Zimmer.
- Am Tag vorher: Raum, Technik und Bestuhlung vor Ort prüfen.
Angebote vergleichen
- Welche Leistungen stecken im Preis, und was kostet extra?
- Bis wann können Sie Zimmer und Teilnehmerzahl ohne Kosten ändern?
- Gibt es Mindestteilnehmerzahlen oder eine separate Raummiete?
- Wie sind Parkplätze und Anreise geregelt?
Hotel anfragen
Sie wissen, was Sie brauchen? Senden Sie eine Anfrage. Für Sie ist das kostenfrei und unverbindlich.
Zur Anfrage Raumrechner öffnen